Autohaus Wiemer

Software statt Aktenordner im Autohaus Wiemer in Troisdorf

Steckbrief Autohaus Wiemer, Troisdorf

Mitarbeiter
28 (14 vor 4 Jahren)
Fabrikate
Ford
EDV-Arbeitsplätze
20 (10 vor 4 Jahren)
Fahrzeugverkauf in 2010
500
Archiv
3 Arbeitsplätze
1 Scanner
60 Durchläufe pro Tag
80 Dokumente Recherche
Struktur
Familienunternehmen seit 1928

EASY-Archiv schafft Zeit und Raum

Im November 2009 hatte Bernd Wiemer (46) ein Problem: Wohin mit den Aktenordnern der Kunden? Sein Ford-Autohaus an der Heinkelstraße in Troisdorf brummt. Nach dem Umzug aus Niederkassel-Rheidt an den verkehrsgünstiger gelegenen Standort an der A59 zwischen Bonn und Köln kommen Monat für Monat neue Kunden hinzu. Das bedeutet auch: Aufträge, Rechnungen, Verträge, Berichte, die archiviert werden wollen.

„Ich weiß nicht mehr, wohin mit den ganzen Akten“, sagte Bernd Wiemer zu ADP-Mitarbeiter Norbert Schröder auf der Ford-Herbstkonferenz in Bonn. „Wir platzen aus allen Nähten und könnten schon wieder neu bauen, mit fast dreimal so vielen Werkstattdurchläufen und Rechnungen pro Tag habe ich nicht gerechnet.“ Dabei ist der Neubau erst vier Jahre her, seitdem hat sich die Zahl der Mitarbeiter auf 28 verdoppelt, das Autohaus Wiemer verkauft rund 500 Autos jährlich.

Die stichhaltigen Argumente von ADPVertriebsdirektor Norbert Schröder wie Platzeinsparung, schnelle Recherche und Revisionssicherheit machten Bernd Wiemer neugierig und beide vereinbarten einen Demotermin im Autohaus. „Es war genau das, was wir brauchten“, sagt Bernd Wiemer heute. Die kurze Bestandsaufnahme, Präsentation und eine Kosten-Nutzen- Analyse überzeugten ihn, der Firmenchef entschied sich für EASY-Archiv.

Investition in Aktenregale und Lagerraum nicht mehr notwendig

Mit den Dokumentenmanagementspezialisten der „CFT Consulting GmbH“ konnte ADP einen der erfolgreichsten und mit über 1.500 Kunden erfahrensten Dienstleistungsunternehmen für EASYArchivierung als Partner gewinnen. Die professionelle Umsetzung auf die Bedürfnisse im Autohaus Wiemer inkl. der Übergabe der Belege aus Autosys führte schnell zu den gewünschten Erfolgen. Innerhalb von 3 Tagen funktionierte das komplette Archiv mit Scannerlösung (capture). Archiviert werden die steuerlich relevanten Daten wie Ausgangsrechnungen, Buchungsjournal und Kontendruck.

In Verbindung mit dem Scannerarbeitsplatz werden darüber hinaus Aufträge mit Kundenunterschrift, Datenschutzerklärungen, Notizen zum Auftrag, Mietverträge, Neu, und Gebrauchtwagengeschäfte sowie Eingangsrechnungen erfasst und verschlagwortet.

„Das Vertrauen baut sich schnell auf und wir wollen in Zukunft sämtliche Dokumente archivieren.“

„Eine unheimliche Erleichterung, die uns viel Zeit und viele Wege spart“, sagen auch die Ehefrau Cerstin Marx-Wiemer und Administratorin Melanie Zeitler, die mit dem Ergebnis sehr zufrieden sind. „Wir haben schon durch die Expansion des Autohauses erheblichen Mehraufwand in der Verwaltung, nun können wir mit der wirklich einfachen Volltextrecherche in Easy-Archiv viel Zeit bei der Suche einsparen“, waren beide voll des Lobes. „Das Vertrauen baut sich schnell auf und wir wollen in Zukunft sämtliche Dokumente archivieren“ hat Cerstin Marx- Wiemer schon die nächsten Schritte in Vorbereitung. Mit EASY kein Problem.

Gute Erfahrungen mit AUTOSYS

Noch im alten Betrieb in Niederkassel- Rheidt war Bernd Wiemer von der GHSSoftware auf AUTOSYS umgestiegen. Mehr Transparenz, Auswertungsmöglichkeiten und Kennzahlen des Unternehmens waren der Grund für den Wechsel. „Wir wollen uns nicht mehr auf das Bauchgefühl verlassen, sondern echte Zahlen bekommen“ lautete die Anforderung an das neue Warenwirtschaftssystem. Die bestehende Software gab das nicht her. Auch bei der Umstellung dachte er seinerzeit zuerst an den Kunden: „Wir haben unsere Mitarbeiter an den Karnevalstagen schulen lassen, damit der laufende Betrieb nicht gestört wurde.“ Für einen Rheinländer das größtmögliche aller Opfer. „Am Ende haben wir aber trotzdem das ein oder andere Kölsch getrunken“, lacht Ehefrau Cerstin Marx-Wiemer, die in der Firma für die Verwaltung zuständig ist.